El Libro de Salarios es el libro en el que se registra el pago del patrón a sus trabajadores, ya sea de manera quincenal o mensual y tiene la obligación de actualizarlo con cada pago que ser realice.
Este procedimiento se encuentra tipificado en la ley tributaria de Guatemala y las entidades encargadas de que se gestione los trámites SAT en línea correctamente y los patrones no incurran en delitos o infracciones son la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) y el Ministerio de Trabajo (MINTRAB).
¿Qué es un Libro de Salarios?
La definición de Libro de Salario puede ser como el documento donde se registran y acreditan todos los pagos a los empleados por parte del patrón y en donde se debe de indicar las fechas y montos realizados.
Este libro es obligatorio que se encuentre autorizado y sellado por el Ministerio del Trabajo a patronos que tengan 10 o más empleados.
Aunque se puede confeccionar de manera libre, la Dirección General de Trabajo establece algunos modelos y puntos de obligado cumplimiento por parte del patrón.
¿Qué deben tener los Libro de Salarios?
Datos sobre el patrón y el trabajador:
- Datos de la entidad y su NIT.
- Nombre y apellido del trabajador.
- Edad.
- Género.
- Nacionalidad.
- Puesto que desempeña.
- Número de afiliación al IGSS.
- DPI o permiso de trabajo.
- Fecha de inicio de la relación laboral.
Datos sobre horas trabajadas y salario:
- Periodo trabajado.
- Días trabajados.
- Horas trabajadas y especificar si son ordinarios o extraordinarias.
- Salario devengado, especificando el número total de horas, otros importes pagados, vacaciones, o cualquier importe relacionado con el salario.
- Deducciones establecidas por ley.
- Si existieran bonificaciones se deben de registrar también.
Y muy importante que se quede sellado y firmado para que tenga validez legal y se pueda utilizar para demostrar incorrecciones o reclamaciones.
Te puedes descargar el modelo desde aquí, es el modelo oficial que recomiendan desde el Ministerio de Trabajo.
¿Cómo solicitar el Libro de Salarios?
Desde el 2019 se ha establecido que la única manera de solicitar el Libro de Salario es en línea mediante la web del Ministerio de Trabajo que ha habilitado una sección específica para ello, aquí te explicamos como hacerlo.
Acceder al portal y registrarse
Lo primero que debemos de hacer se visitar la oficial del , en la cuál dispondremos de 4 apartados y pulsaremos en el botón del primer recuadro que pone “Registrarse”.
Una vez dentro, tenemos rellenar las casillas de correo electrónico, el NIT y la contraseña, muy importante anotarla o memorizarla ya que será la que utilizaremos para acceder a nuestra cuenta de Libro de Salarios dentro de la web del Ministerio de Trabajo.
El sistema nos mostrará una pantalla con se ha registrado de manera exitosa y que nos dirijamos a la bandeja de nuestro correo electrónico porque nos ha enviado un mensaje de confirmación.
Ya dentro de nuestro email podemos ver un mensaje del Ministerio de Trabajo y Previsión Social de Guatemala con un botón en su interior llamado “Confirmar” que tenemos que clicar y nos aparecerá una notificación en nuestro navegador que nos indica que el correo se ha confirmado y podemos acceder al sistema.
Dentro del panel de usuario
Accedemos de nuevo a la página del Ministerio de Trabajo y pulsamos en “Iniciar sesión”, introducimos nuestro usuario (nuestro correo electrónico) y la contraseña que indicamos.
Dentro de nuestro panel de usuario podemos realizar 3 gestiones, el registro de entidades, crear solicitudes de autorización de libros de salarios y visualizar las solicitudes realizadas, veamos cada una de ellas.
Registro de entidades
En primer lugar debemos de crear nuestra entidad pulsando en el botón + azul que nos desplegará un formulario para rellenar con el nombre de la entidad, la naturaleza de la misma y aquí es donde tenemos que subir nuestra constancia de RTU de la entidad (la podemos obtener al ingresar en la Agencia Virtual).
Pulsamos en “Guardar” y ya el sistema nos confirma que la entidad ha sido creada.
En esta sección podemos crear las entidades que necesitemos, con un apartado para buscar la que necesitemos en caso de tener bastantes e incluso editarlas en caso necesario, eso sí, ten en cuenta que debemos de subir el RTU actualizado de nuevo.
Crear solicitud de libros de salarios
Para crear una solicitud de libro de salarios solo tenemos que pulsar en su sección y la pantalla nos mostrará las casillas para seleccionar la entidad, la cantidad de folios a autorizar por el Ministerio de Trabajo y el correlativo y el rango de los mismos.
Pulsamos la aceptación de los Términos y damos a “Enviar”.
El sistema nos indicará que se ha realizado la solicitud correctamente y que de 3 a 5 días nos notificarán si se ha aprobado o rechazado, y éste último el motivo.
Ver mis solicitudes
En este apartado podemos visualizar todas las solicitudes que tenemos de los Libros de Salarios.
Al entrar vemos en la parte superior tres opciones a elegir “Rechazadas”, “En proceso” y “Autorizadas”, solo debemos movernos entre las opciones para conocer el estado de la solicitud.
En caso de aparecer rechazada, veremos un icono al final en el lado derecho que al pulsar nos muestra comentarios con el motivo del rechazo para solventarlos.
Y en caso de ser autorizado, igualmente tenemos un icono al lado derecho al final que al pulsar nos muestra el certificado como que se encuentra el libro de salarios registrado autorizado con código QR para comprobar la validez legal del mismo.
Lo recomendable es que imprimas esta certificación y la adjuntes al Libro de Salarios para en caso de tener una inspección dispongas de la autorización a mano. También puedes tenerlo en un dispositivo electrónico, pero ten en cuenta que si un inspector nos lo exige tenemos que mostrarlo.
